Caso Práctico Migración de SAP BPC a SAP Analytics Cloud (SAC)

Debido al fin de mantenimiento de la versión SAP Business Planning & Consolidation (SAP BPC) Microsoft por parte de SAP, y programada para el 2024, muchas compañías están analizando el migrar BPC a SAP Analytics Cloud (SAC), y así estar preparados para cuando llegue la fecha de fin de mantenimiento y muchas de ellas tienen preguntas: ¿Realmente es una migración? ¿Qué tan complejo es? ¿Vale la pena migrar a SAC? ¿Cuáles son las desventajas?

Es por ello, por lo que desde Swap Support decidimos realizar un proyecto piloto de migración de SAP BPC a SAC para poder acompañar mejor a nuestros clientes en dicho proceso. En dicho piloto, hemos simulado los pasos a seguir, queriendo con este artículo mostrar las mayores diferencias encontradas por nuestro equipo del Proyecto (Nuria Liébana y Jorge García).

SAP BPC y su roadmap

SAP BPC fue un producto integrado al portafolio de SAP tras la compra de Outlooksoft en el 2007. Tras la adquisición SAP renombró el producto a SAP BPC o Business Planning and Consolidation. Outlooksoft funcionaba en ese entonces con base de datos Microsoft SQL Server. SAP añadió a esta versión, una versión para NetWeaver. En sus inicios la versión para Microsoft SQL tenía mayor funicionalidad que con NetWeaver, pero pronto estas diferencias fueron acortadas por el su equipo de desarrollo, e inclusive la versión NetWeaver tuvo mayor esfuerzo de desarrollo, dejando a los clientes con la versión en Microsoft con un roadmap más restringido, lo que ha llevado a varios de estos usuarios a considerar la migración a SAP SAC.

Aquí las fechas clave para soporte que los consultores de Swap Support han identificado de acuerdo a información pública de SAP (consultar a SAP para el calendario más reciente):

SAP Analytics Cloud (SAC)

SAC es una herramienta en la nube de inteligencia de negocios (BI), predicción y planificación analítica. Es decir, SAC no sólo ayuda a visualizar la situación actual de la empresa, sino que también permite realizar predicciones y planificaciones estratégicas empresariales con ayuda de la inteligencia artificial (AI) y del aprendizaje automático (machine learning).

De acuerdo con la firma consultora BARC, y su estudio "BI & Analytics Survey", SAP Analytics Cloud logró no menos de 19 menciones y 21 posiciones en los primeros lugares respecto a sus competidores y logró evaluaciones especialmente altas en los siguientes aspectos:

• 93% consideró su capacidad para crear dashboards como buena o excelente. 
• 86% consideró el soporte de SAP a SAP Analytics Cloud como bueno o excelente.
• 93% recomendaría SAP Analytics Cloud

Estas características, entre otras, hace que quizás lo estéis considerando como un paso natural de evolución de SAP BPC para los procesos de planificación de negocio en la nube, manteniendo el funcionamiento multidimensional de este, y mejorando algunas de sus cualidades, como la inclusión de la inteligencia artificial o una interfaz mucho más intuitiva.

Caso de Estudio Glass, S.A.

Para realizar nuestro piloto de migración de SAP BPC a SAP Analytics Cloud (SAC) , hemos elegido una empresa de fabricación de vidrio a la que llamaremos Glass S.A. (nombre ficticio). El motivo de elegir una empresa de este sector es la fácil comprensión de su modelo de negocio. Nuestro objetivo es mostrar todo el potencial que ofrece SAC, por ello, es vital comprender rápidamente el modelo de negocio de nuestro piloto para entender cómo podemos aprovechar las ventajas de SAC para realizar el Planning, Budget y Forecast en esta herramienta. Vamos a conocer los detalles de Glass S.A. para poder entender el proceso de migración.
El proceso de fabricación del vidrio consta de seis fases, donde se utilizan cuatro materias primas que se funden, se moldean y a las cuales se les aplican diversos tratamientos para obtener el producto final. A continuación, podemos ver las etapas del proceso de fabricación del vidrio:

1. Materias primas: Los principales componentes son arena de sílice, carbonato de sodio, caliza y vidrio reciclado.
2. Fusión: Se funden en los hornos las materias primas a 1.500ºC.
3. Moldeo: Se moldea el vidrio fundido para obtener el envase deseado.
4. Arca de recocido: El vidrio se somete a tratamientos térmicos.
5. Control de calidad.
6. Paletizado y expedición.

Entre los productos de vidrio que fabrica nuestra hipotética Glass S.A. podemos encontrar diferentes tipos de botellas, así como productos para la alimentación. 
Además, la empresa desempeña su actividad económica en los siguientes países: España, Portugal, Francia y Reino Unido. El objetivo de incluir a Reino Unido en nuestro piloto es el de poder planificar en diversas monedas para llegar a un resultado consolidado en euros.

El Proceso de Planificación Financiera de Glass, S.A.

El proceso de planificación en nuestro piloto constó de las fases que comúnmente llevan a cabo nuestros clientes:

1. Importar todos los datos reales para el año 2021 (Actual 2021): estos datos nos proporcionarán una base de datos suficiente para poder utilizar todo el potencial de BI y predicciones de SAC.
2. Introducir los datos que se estiman para el año 2022 (Budget 2022).
3. Generación automática de los datos de Forecast para el año 2022 (Forecast 2022) a partir de una copia de los datos de Budget 2022 para su posterior ajuste manual.

Principales diferencias SAP BPC vs SAC

Las mayores diferencias que nos hemos encontrado desarrollando este piloto están relacionadas con los siguientes campos:

• Conversión de moneda, dónde la dimensión moneda ya no es necesaria en SAC y puede ejecutarse directamente en la nube.
• Las dimensiones versión y tiempo, que en el caso de SAC vienen predefinidas y no son tan flexibles como en el caso de SAP BPC.
• El propio lenguaje utilizado para definir nuestras lógicas (data actions en SAC), que ha pasado de SQL y cierta dificultad para encontrar posibles fallos, a un lenguaje más natural basado en JavaScript que nos proporciona las opciones disponibles mientras se está implementando.
  
  

Ventajas más importantes SAC durante la migración

En nuestra opinión, como sus mayores ventajas caben destacar:

• Su amplitud de alimentación a diversas fuentes de datos (softwares ERP, CRM, bases de datos, servidores, etc): SAC se puede conectar a datos tanto de sistemas del entorno de SAP como externos, así como a sistemas on-premise y en la nube, como se muestra a continuación:

• Su gran versatilidad para visualizar y analizar los datos: SAC permite el análisis de datos de forma muy simple y visual, con gran variedad de gráficos que marcan la diferencia al tradicional Excel que conocíamos con SAP BPC (Imágenes extraídas del Piloto de SAC), y que compartimos algunos a continuación

Conclusión: ¿Conviene migrar a SAP Analytics Cloud?

Como todo cambio, el usuario necesitará un tiempo de aprendizaje para poder obtener todos los beneficios de la nueva herramienta, en este caso SAP SAC, pero dicho esto, y desde nuestro punto de vista, consideramos que SAC tiene menos flexibilidad que SAP BPC en algunos procesos y por supuesto, SAC no tiene alcance para soportar los procesos de consolidación (para esto SAP cuenta con Group Reporting); pero es cierto que, en contrapartida, facilita el análisis de datos con su gran amplia gama de gráficos disponibles y conexiones, y sin duda, es una herramienta con muchas nuevas alternativas que explorar en áreas de Business Intelligence con HANA, además de las nuevas capacidades de Aprendizaje Automático.

Sin contar con mayor contexto, nuestra conclusión es: depende de si la estrategia de tu empresa es continuar siendo 'full' SAP y además migrar a HANA, o de lo contrario conviene evaluar otras opciones al pensar en reemplazar a SAP BPC complementadas por herramientas de BI de terceros, pues SAP Analytics Cloud no sólo tiene la capacidad para reemplazar a SAP BPC, sino que también tiene funcionalidades importantes que unen el EPM con el Business Intelligence en uno solo, como se muestra en este esquema donde SAC funciona como un repositorio de informacion financiera y operacional de la empresa:

Por otra parte, si vuestro departamento de TI ya ha definido que su estrategia para Business Intelligence es alguna herramienta distinta a SAP SAC (Google BIG Query, Oracle Analytics Cloud, IBM TM1, Board, o alguna otra), entonces quizás sea conveniente analizar, junto con la migración a SAC, otras herramientas, todas ellas con ventajas y desventajas sobre SAC, pero también con casos de éxito en empresas utilizando actualmente ERP SAP ECC o S/4 HANA.

Un último enfoque, quizás más complejo de administrar en el largo plazo, pero que de acuerdo con otros consultores de implementación es una opción que da lo mejor de ambos mundos, es un esquema híbrido donde ambos sistemas interactuan con SAP BW y que en las Fuentes de este artículo se puede consultar (SAP Analytics Cloud and BPC - a hybrid approach).

Por supuesto que Swap Support, al tener experiencia soportando todas las plataformas líderes de EPM, os puede apoyar en esa evaluación de distintas alternativas y posteriormente ayudándote como Project Management Office en dicha transición, o inclusive podemos tus sistemas SAP BPC a SAP Analytics Cloud (SAC) con el mínimo impacto a tus procesos actuales, complementándolos con las nuevas funcionalidades que SAC tiene incluyendo predicción utilizando aprendizaje automático (machine learning) gracias al único Service Desk en EMEA de Finanzas Predictivas (iCPM, intelligent Corporate Performance Management).

Este Caso Práctico fue hecho por nuestros consultores SAP BPC y SAC: Nuria Liébana y Jorge García.

Fuentes y más información

1. SAP Analytics Cloud, Technical Guide. https://blogs.SAP®.com/2021/09/30/SAP®-analytics-cloud-technical-guide/ 
2. Webinar SAP extends maintenance on SAPBPC. https://www.swapsupport.com/past-webinars/SAP®-extends-maintenance-on-SAP®-bpc-swap-support 
3. SAP BPC roadmap. https://www.linkedin.com/posts/ajloke_bpcabrevolution-swapsupportespaaeha-telaezfonorojofinanciero-activity-6824371230590689280-C31b?utm_source=linkedin_share&utm_medium=member_desktop_web 
4. SAP vs SAC - TrustRadius: https://www.trustradius.com/compare-products/sap-analytics-cloud-vs-sap-planning-consolidation
5. 5 tips to effectively migrate to SAP Analytics Cloud. https://blogs.sap.com/2021/02/22/5-tips-to-effectively-migrate-to-sap-analytics-cloud/ 
6. SAP Analytics Cloud and BPC - a hybrid approach. https://www.element61.be/en/resource/sap-analytics-cloud-and-bpc-hybrid-approach 
7. SAP Analytics Cloud for Planning – A developer’s experience migrating from SAP BPC https://www.linkedin.com/pulse/sap-analytics-cloud-planning-developers-experience-migrating-bogert/?trk=public_profile_article_view 
8. Financial planning : SAP Analytics Cloud to replace SAP Business Planning & Consolidation ? https://blogs.sap.com/2020/04/29/financial-planning-sap-analytics-cloud-to-replace-sap-business-planning-consolidation/