RPA aplicado a procesos financieros

Seguramente ya hayas oído hablar sobre la automatización robótica de procesos o RPA de sus siglas inglesas (Robotic Process Automation). Esta tecnología automatiza los diferentes pasos en los procesos de negocio con el objetivo de liberar a las personas de realizar tareas repetitivas que no añaden valor, dejando que se enfoquen en tareas de valor añadido.

A pesar de que ahora estamos viviendo el ‘boom’ del RPA, ya lleva dos décadas en el mercado y viendo su ritmo de crecimiento durante los últimos años parece que aún le queda mucho recorrido. De hecho, Gartner publicó en septiembre del 2020 un artículo en el que predijo que los ingresos mundiales por software de automatización de procesos robóticos alcanzarán casi 2.000 millones de dólares en 2021. Además, recalcan que la pandemia mundial y la consiguiente recesión han aumentado el interés de muchas empresas por la RPA. Gartner predice que el 90% de las grandes organizaciones de todo el mundo habrán adoptado algún tipo de RPA para el año 2022, ya que buscan potenciar digitalmente los procesos de negocio críticos a través de la resiliencia y la escalabilidad, al tiempo que recalifican el trabajo humano y el esfuerzo manual.

RPA y las finanzas

Como consultor SAP BPC con más de 5 años de experiencia en el sector internacional, he trabajado con muchas compañías las cuales utilizaban diferentes módulos de SAP para nutrir de datos a SAP BPC, y sé que muchas de esas tareas repetitivas pueden llegar a consumir al personal tanto física como mentalmente, es por ello por lo que reconozco que la aplicación del software de RPA puede traer consigo muchos beneficios para las empresas. Estos son algunos ejemplos de aplicación de RPA sobre estos procesos repetitivos:

• Procesar los formularios de los clientes, los datos maestros, agregar los datos de las facturas y desencadenar las facturas en los pedidos de venta y en la entrada de mercancías.
• Capturar y leer automáticamente la información de las remesas de los cheques, los correos electrónicos y los portales web, y hacer coincidir los pagos con las facturas abiertas.
• Procesar el papeleo logístico, el seguimiento de los envíos, la agilización de los pedidos, el seguimiento de los proveedores y la actualización de los sistemas ERP y WMS.
• Extraer automáticamente la información de las facturas de los proveedores y los detalles de los pedidos de compra del ERP. Los robots pueden entonces realizar un cotejo de facturas a tres bandas.
• Automatizar la validación y conciliación previa y posterior al pago; notificar las excepciones; controlar e identificar posibles pagos duplicados.

SAP IRPA vs UiPath

Como en todos los sectores de la tecnología, el mercado está lleno de soluciones que se adaptan a las necesidades de cada compañía. En este caso, dada mi experiencia en SAP, nos vamos a focalizar solamente en dos de ellas: SAP Intelligent Robotic Process Automation, la aplicación nativa de la histórica empresa con base en Walldorf, y UiPath, compañía fundada en 2005 en Rumanía y la cual según Gartner es una de las empresas líder del sector RPA.

SAP Intelligent RPA

SAP Intelligent Robotic Process Automation es la solución de la empresa alemana que lanzó en abril de 2019 para automatizar los procesos tanto de SAP como de otras herramientas. El principal punto fuerte de esta aplicación es la compatibilidad e integración con todos los módulos existentes de SAP, especialmente con su módulo de ERP, el cual ya está implementado en más de 15.000 empresas a nivel global, lo cual es de vital importancia ya que la gran mayoría de implementaciones RPA se deben a la automatización de procesos en dichos sistemas, ya que están íntimamente ligados al núcleo de negocio de las empresas.

Por otro lado, a priori, una de las desventajas que esta herramienta puede tener es el precio, ya que utiliza la modalidad de pago por uso o transacciones, lo cual facilita el acceso a la solución a un precio inicial relativamente bajo, pero que si no es debidamente gobernado puede elevar los costes de una manera rápida y significativa.

UiPath

UiPath, para quienes no la conozcan, es la empresa tecnológica de mayor crecimiento en América según el FT Americas' Fastest Growing Companies 2020, la cual evalúa a las empresas públicas y privadas americanas en función de su crecimiento de ingresos entre 2015 y 2018. Una de las mayores ventajas de esta herramienta es la alianza que tiene con más de 250 partners de tecnología y su potente integración con casi todas las grandes empresas de productos y aplicaciones, como por ejemplo SAP, Microsoft, Oracle, Workday, AWS y Salesforce entre muchos otros.

Como punto débil de esta herramienta, es destacable los comentarios de algunos clientes sobre el deterioro del soporte recibido a lo largo de los últimos años, probablemente debido a los grandes esfuerzos que han puesto en crecer como compañía. En contrapunto, esta tecnología cuenta con numerosos foros abiertos y con UiPath Academy, una academia online gratuita la cual actualmente contiene 130 cursos y 12 planes de desarrollo.

Demos

A continuación, dejo un video por cada herramienta de cómo automáticamente se procesa una factura en formato PDF en SAP la cual llega a través de un correo electrónico:

SAP

UiPath

Conclusión

Hemos visto que ambas soluciones de RPA tienen puntos a favor y en contra los cuales dependiendo de la empresa que desee implementarlas puede tener un menor o mayor impacto en su negocio. Teniendo todo ello en cuenta, las dos herramientas parecen ser buenas opciones para automatizar procesos repetitivos de una manera sencilla, eficaz y escalable.

En mi opinión, y en base a lo investigado, SAP IRPA parece ser la solución ideal para compañías que tienen todo su sistema centrado en SAP, lo cual es dar otro paso a favor de lo que SAP llama ‘La empresa inteligente’. Por otro lado, si la empresa solo tiene algún modulo SAP implementado, quizás lo más recomendable sea utilizar UiPath, ya que su gran compatibilidad con la mayoría de los productos empresariales ofrecidos por los grandes proveedores lo convierte en la solución ideal para automatizar diferentes herramientas.

P.D. Durante la redacción de este artículo se buscaron casos reales de empresas que estén utilizando software RPA en SAP BPC. Se encontraron algunos casos de consultores con experiencia en este campo, pero lamentablemente no se pudo conseguir ningún testimonio.

Texto: Alejandro Loke

Fuentes

1. Mehra, Madhur (September 16, 2020). «How RPA is automating the world of SAP». https://blogs.sap.com
2. Shanmugham, Murali (July 21, 2019). «Automate business processes using Intelligent Robotics Process Automation – Part 1». https://blogs.sap.com
3. Saikat Ray, Arthur Villa, Cathy Tornbohm, Naved Rashid, Melanie Alexander (July 27, 2020). «Gartner, Magic Quadrant for Robotic Process Automation».
4.  Kelly, Maxine (April 6, 2020). «FT ranking: the Americas’ fastest-growing companies». https://www.ft.com/
5. «Companies using SAP ERP Central Component (ECC)». https://enlyft.com
6. «Soluciones tecnológicas para la empresa inteligente». https://www.sap.com
7. «See what RPA can do for your Finance & Accounting department». https://www.uipath.com
8. Katie Costello, Meghan Rimol (September 212020). «Gartner Says Worldwide Robotic Process Automation Software Revenue to Reach Nearly $2 Billion in 2021». https://gartner.com