Danone se beneficia de niveles de soporte escalables

"SAP BPC captura todos los datos financieros de 2 de nuestras 4 divisiones en todo el mundo, lo que hace que SAP BPC sea una herramienta clave para Danone. Necesitamos soluciones rápidas en caso de problemas técnicos. Esto es crucial para poder garantizar los exigentes plazos internos", afirma Marielle van Gent-Bos, Accounting & Reporting Manager en Danone, sobre la razón por la que Danone subcontrata el soporte de SAP BPC. 

Un segundo motivo es el carácter dinámico de la organización Danone. "Nuestro negocio evoluciona rápidamente, lo que provoca cambios frecuentes en nuestras necesidades de reporting. Es importante contar con un partner que pueda discutir con nosotros las mejores soluciones posibles."

Flexibles gracias a los niveles de soporte escalables

El modelo de soporte único de Swap Support ofrece niveles de soporte escalables que pueden ajustarse en función de las necesidades y la experiencia del equipo interno de Danone. Marielle afirma: "Swap Support demostró ser muy flexible a la hora de aumentar el soporte en los momentos en que lo necesitábamos, pero también de reducirlo cuando el equipo era más estable y maduro".

Los niveles de soporte escalables ayudan a garantizar la continuidad de los sistemas. "Tenemos unos plazos de presentación de informes muy ajustados. En general, intentamos resolver nosotros mismos todos los problemas técnicos que podemos, pero la realidad es que de vez en cuando nos faltan conocimientos para resolver una incidencia. Entonces es bueno tener la seguridad de que los especialistas de Swap Support tienen la experiencia y los conocimientos necesarios para ofrecernos una solución en cuestión de horas."

Retención del conocimiento durante las rotaciones de equipo

El equipo de reporting de SAP BPC de Danone ha sufrido rotaciones periódicas a lo largo de los años. El equipo dedicado al cliente de Swap Support ayudó a retener los conocimientos durante estos cambios. Marielle afirma: "El equipo de soporte ha sido crucial durante varios periodos, por ejemplo, para darnos soluciones cuando había lagunas de conocimiento. Además, Swap Support desempeñó un papel fundamental en la formación de las nuevas personas".

A Marielle le resultó muy útil el hecho de que Swap Support ya estuviera familiarizado con el sistema SAP BPC de Danone cuando empezó en su puesto. "Cuando empecé como directora del equipo, en realidad había otros miembros del equipo que se marchaban al mismo tiempo. Eso es realmente incómodo; cuando no tienes personal con experiencia, y todavía tienes que aprender el trabajo por ti mismo. Swap me ayudó a mí y a las nuevas personas que se incorporaron al equipo a adquirir rápidamente un buen nivel de conocimiento. Al final, siempre hemos cumplido los plazos de entrega de los informes".

Los niveles de soporte escalables también son útiles para proyectos de mayor envergadura. Los conocimientos necesarios para dar soporte a una solución de gestión del rendimiento son excepcionalmente escasos. Marielle está de acuerdo: "Es un perfil difícil de contratar, e incluso cuando consigues encontrar a alguien con experiencia previa en SAP BPC, todavía tardará un tiempo en entender la complejidad de todos nuestros sistemas hechos a medida".

Por lo tanto, Danone también utiliza niveles de soporte escalables para proyectos más grandes. "Si tuviera que reclutar a las personas para hacer esto, me llevaría meses. Es estupendo que pueda utilizar a los especialistas de Swap inmediatamente y que ya conozcan el sistema", dice Marielle.

Una ventaja añadida de la escalabilidad es el intercambio de ideas con un equipo de expertos, lo que da lugar a soluciones más rápidas y mejores. "Nunca me plantearía tener a todos estos expertos en plantilla, ya que no los necesitamos a tiempo completo. El poder de un grupo así es que trabajas con varios cerebros; nadie tiene todas las respuestas a todo, pero la experiencia combinada puede resolver cualquier problema".

Colaboración exitosa en proyectos retadores

Algunos ejemplos de estos proyectos son el desarrollo de un Rolling Forecast de 15 meses, el ajuste de las estructuras contables, la creación de una interfaz personalizada tras la adquisición de Nutricia Netherlands por Danone Francia y la integración de sistemas tras la fusión de 2 divisiones. "Todos esos proyectos se realizaron a tiempo y dentro del presupuesto; el equipo de Swap Support siempre cumple", dice Marielle.

Sin embargo, el proyecto del que Marielle se siente más orgullosa es el reajuste y la alineación de los principales informes financieros del grupo en SAP BPC, con el objetivo de trabajar de manera más eficiente y estandarizada. "Este proyecto, que duró 8 meses, tuvo que entregarse en condiciones difíciles. No sólo había que entregarlo en un plazo corto, sino que el proyecto también era un reto con todo el mundo trabajando desde casa, ya que todo esto sucedió en medio del confinamiento por el coronavirus".

4 FTE de Danone se asociaron con 4 FTE de Swap para entregar este proyecto a tiempo. Swap se centró principalmente en la parte de construcción, y el equipo de Danone en la entrega del diseño, los tests y la formación de los usuarios antes del go-live. Marielle dice: "El go-live fue todo un éxito. No solo entregamos el proyecto a tiempo, sino que también conseguimos resolver los problemas de rendimiento que teníamos desde hace tiempo".

Menos estrés y más control

Cuando se le pide un consejo para otras grandes empresas que se plantean ampliar su equipo con especialistas en soporte, Marielle afirma: "La principal pregunta que hay que hacerse si se está considerando el soporte de aplicaciones es "¿en qué puede este socio crear valor para mí?". Para mí, la respuesta a esta pregunta es: menos estrés, más control y más flexibilidad. Swap Support puede sustituir completamente a mi propio equipo si es necesario. Eso es increíble para una empresa externa".

Marielle recomienda los servicios de soporte de Swap Support a otras empresas. "Absolutamente. La alta capacidad de flexibilidad que Swap Support tiene, significa que el soporte puede configurarse tan a medida como se necesite. Además, desahoga a los directores financieros y les proporciona soluciones, lo que les permite tener más tiempo para centrarse en la resolución de temas financieros en lugar de dedicar tiempo a cuestiones que no aportan valor."