Best practices voor de implementatie van SAC

De implementatie van SAP Analytics Cloud (SAC) kan behoorlijk complex zijn. Waar begin je? Welke valkuilen moet je vermijden? Samen met onze klanten ASML en Asics deelden we praktijkervaringen in onze recente Ronde Tafelsessie. Hoe zorg je voor een succesvolle en vlotte implementatie van SAC? Ontdek de best practices.

SAP Analytics Cloud (SAC) is een veelzijdige tool die gebruik maakt van state-of-the-art technologie. Steeds meer organisaties kiezen dan ook voor SAP Analytics Cloud (SAC). Of je het nu gebruikt voor je BI of je (financiële) planning, SAC helpt om je organisatie meer datadriven te maken.

In de praktijk zien we echter dat veel organisaties worstelen met de implementatie van SAC. Vaak wordt de complexiteit onderschat, evenals de benodigde businessverandering. We zien dat verschillende aspecten deze complexiteit veroorzaken. Denk aan het betrekken van veel stakeholders en bedrijfsprocessen, het creëren van een duidelijk beeld van de informatiebehoefte, effectief masterdatamanagement, een centrale locatie om de data te ontsluiten en het begrijpen van de nieuwe features en mogelijkheden van SAC. Reden genoeg om een Ronde Tafelsessie te organiseren om ervaringen, best practices en tips uit te wisselen.

Begin met een visie op BI en planning

Een succesvolle SAC-implementatie begint met een duidelijke visie op BI en planning. "Bij Asics wilden we dat SAC meerdere bedrijfsprocessen tegelijk zou ondersteunen, met Self Service BI op regionaal niveau, maar wereldwijd ondersteund. Dit sluit aan bij onze roadmap voor de wereldwijde strategie van Asics. We streven naar één bron van de waarheid op basis van één datawarehouse voor al onze locaties wereldwijd," zegt Menno Huijgen, Global Director SAP Finance & Analytics bij Asics.

Rob Beeren, IT Group Lead Corporate Analytics bij ASML, is het ermee eens dat het hebben van een duidelijke visie cruciaal is: “Bij ASML is ons doel een geïntegreerd planningslandschap. We gaan naar geïntegreerde - of connected - planning, met minder onderscheid tussen financiële en operationele planning. Dat vraagt om verschillende functionaliteiten. Ook willen we, om de samenwerking te optimaliseren, dat verschillende gebruikers op elk moment dezelfde informatie beschikbaar hebben. Daarvoor willen we onze gebruikers selfservice-functionaliteiten bieden en datasets die veilig en vertrouwd zijn.”

"Vaak zien we veel inconsistenties in de data en de masterdata. Het is cruciaal om deze op te lossen voordat je aan de implementatie begint om ervoor te zorgen dat gebruikers op hun rapporten kunnen vertrouwen."

Bouw een consistent datawarehouse

Een tweede belangrijke succesfactor is het bouwen van een betrouwbaar, consistent datawarehouse. Menno: “De architectuur voor het datawarehouse moet voor de start van de implementatie tot in detail worden uitgedacht. Anders loop je het risico de buy-in van de business te verliezen door vertragingen of dashboards die niet de juiste resultaten geven.”

Azzeddine Ferchachi, consultant bij Plainwater, is het daarmee eens: “Vaak zien we veel inconsistenties in de data en de masterdata. Het is cruciaal om deze op te lossen voordat je aan de implementatie begint om ervoor te zorgen dat gebruikers op hun rapporten kunnen vertrouwen.” Plainwater en Swap Support zijn zusterorganisaties die organisaties als Asics en ASML helpen bij de implementatie en het beheer van SAC-oplossingen.

Een wijdverbreide misvatting is dat SAC een prima tool is om je data te structureren. “Dat horen we vaak, maar SAP HANA of SAP BW zijn veel beter geschikt om data te structureren,” legt Azzeddine uit.

Vergeet de business niet

Een andere takeaway van de Round Table is dat het belangrijk is om te erkennen dat SAP Analytics Cloud een relatief nieuwe tool is. “SAC is zeker innovatief, maar in onze ervaring is het volwassen genoeg voor complexe planningsmodellen,” zegt Ruben Rombouts, consultant bij Swap Support.

De deelnemers zijn het erover eens dat de relatieve nieuwheid van de tool meer change management vereist dan de implementatie van een traditionele tool dat doet, omdat de vele mogelijkheden ervan misschien minder bekend zijn binnen je organisatie. “Om alle functionaliteiten van SAC te begrijpen, hebben we samen met Swap Support een Proof of Concept (POC) gedaan. Tijdens de POC hebben we de business betrokken. De business zo vroeg aan boord krijgen hielp enorm bij het accepteren van de tool,” legt Rob uit.

Bij Asics werd SAC geselecteerd door Asics Global. Menno: “We hebben de business er later bij betrokken - inmiddels zijn de business units de proceseigenaren. Zij zijn verantwoordelijk voor de requirements en het maken van de rapportages.”

“SAP pusht regelmatig releases naar je toe. Dit gebeurd automatisch, maar je hoeft deze niet blindelings te accepteren. Het is belangrijk deze releases te testen binnen je testomgeving."

Ruben Rombouts

Beheer voor SAC blijft nodig

Een tweede misvatting is dat SAC geen beheer nodig heeft, omdat het een SAAS-oplossing (Software as a Service) is. “SAP pusht regelmatig releases naar je toe. Dit gebeurt automatisch, maar je hoeft deze niet blindelings te accepteren. Het is belangrijk om deze releases te testen binnen je testomgeving,” zegt Ruben. “Ook hebben deze releases vaak nieuwe functionaliteiten en geven ze je nieuwe opties.”

SAC kun je zien als een gereedschapskist, die je veel mogelijkheden geeft. Deze moet je echter wel aanpassen voor jouw organisatie. Eenmaal ingericht, geeft SAC je veel Self-Service BI (SSBI) mogelijkheden. Het aanpassen en onderhouden van het planningsmodel zal echter altijd expertkennis vereisen.

Zorg voor expertkennis

Veel bedrijven hebben moeite om mensen te vinden die SAC kunnen implementeren en beheren, en alle deelnemers zijn het erover eens dat focus op het verkrijgen van expertkennis noodzakelijk is.

“ASML heeft ambitieuze groeidoelstellingen. In combinatie met de huidige arbeidsmarkt kan het een hele uitdaging zijn om voldoende expertise te hebben om SAC te implementeren en te beheren,” zegt Rob. “We lossen dit op door gebruik te maken van interne en externe resources. Door deze combinatie kunnen we profiteren van de ervaring van de consultants en diepgaande kennis van de laatste technische ontwikkelingen.”

Meer best practices voor jouw SAC-implementatie?

Wil je meer horen over best practices voor jouw SAC-implementatie? Neem dan contact op met Judith Pennings. Zij gaat graag met je in gesprek over jouw situatie.