De 5 klassieke fouten bij het opzetten van een beheeromgeving

Is er een upgrade- en patch plan? Heeft de support afdeling genoeg proces kennis? Is de beveiliging up-to-date? In dit artikel geven we inzicht in de vijf meest gemaakte fouten bij het opzetten van een beheeromgeving, gebaseerd op onze meer dan 10 jaar ervaring op het gebied van beheer.

Ten aanzien van beheer onderscheiden wij drie lagen: de business-, applicatie- en infrastructuurlaag. De businesslaag omvat het beheer ten behoeve van de gebruikers van de applicatie, de financiële afdeling. De applicatielaag bestaat uit het functionele deel van de applicatie, waarbij de focus ligt op het onderhoud en de continuïteit van de applicatie. De Infrastructuurlaag richt zich op het technisch onderhoud en de continuïteit van de applicatie.

1. Inzicht in financiële processen

Een veel voorkomende fout bij het opzetten van je EPM beheeromgeving is het onderschatten van de kennis van financiële processen die de functioneel ondersteunende afdeling moet hebben. Het hebben van voldoende financiële kennis is belangrijk om de behoefte van de klant te begrijpen en dit te vertalen naar de gewenste oplossing binnen de EPM-applicatie.

2. Support back-up

Bij het bieden van applicatieondersteuning is het belangrijk om altijd ten minste twee EPM-applicatiespecialisten te hebben die als elkaars back-up fungeren. Gezien het beperkte aantal gebruikers van de EPM-applicatie is dit voor veel organisaties te duur en vaak moeilijk te organiseren omdat EPM-consultants over het algemeen schaars zijn. Voor organisaties is dit vaak een reden om ondersteuning uit te besteden. Je betaalt dan alleen voor de specialistische kennis en ondersteuning als je die nodig hebt en bent altijd verzekerd van capaciteit.

3. Upgrade strategieplan

Leveranciers brengen continu nieuwe versies uit van hun EPM-applicatie, waarin bugs fixes en nieuwe functionaliteiten worden geïntroduceerd. Het is daarom belangrijk om je toepassing up-to-date te houden om het risico op bugs, beveiliging en prestatie problemen te minimaliseren.

Onze ervaring is dat niet elke organisatie een upgrade strategie plan heeft om hun EPM-applicatie up-to-date te houden, wat leidt tot een verouderde toepassing en dus verhoging van het risico tot problemen. Bij Swap Support kun je je upgrade strategieplan uitbesteden. Samen bepalen we de upgrade strategie, adviseren we je welke patches relevant zijn en voeren we de updates op regelmatig basis uit, rekening houdend met de financiële agenda van je bedrijf. Zodat je zoveel mogelijk uit je EPM-systeem kunt halen en niet wordt geconfronteerd met bugs die jouw proces verstoren.

4. Applicatie teststragetieplan

Bij het migreren naar een nieuwe versie of het uitvoeren van wijzigingen binnen de toepassing, is het belangrijk om de nodige tests uit te voeren. Zodat de kwaliteit van de toepassing (zoals de prestaties, berekeningen) worden gegarandeerd en gehandhaafd. Hierbij is het belangrijk om gestructureerd en efficiënt te testen.

Helaas zien we vaak dat er minder aandacht wordt besteed aan de testfase of zelfs verwaarloosd. Wij adviseren dan ook altijd een duurzaam en herbruikbaar teststrategieplan, bestaande uit drie testfasen: systeem-, functie- en gebruikersacceptatietests.

5. Communicatie

Tot slot is het gebrek aan communicatie tussen de business, de functionele en technische ondersteunende afdelingen vaak een punt van aandacht. Finance en IT praten soms niet de zelfde taal, dit leidt tot misverstanden en verkeerde interpretaties die resulteren in het leveren van eindproducten die niet voldoen aan de eisen die door de klant zijn gesteld.

Text: Judith Pennings