“Hiervoor gebruikten we meerdere grote Excel-files. Gezien de complexiteit van IFRS 16 waren dit een zodanig grote files dat we slechts drie jaar vooruit konden kijken,” vertelt Andrew Maarschalkerweerd, Financial Controller bij HES International. Ook was deze werkwijze tijdrovend en zeer foutgevoelig.
HES International is voortdurend op zoek naar mogelijkheden om processen te optimaliseren, waaronder ook accounting omtrent IFRS 16. Voor het optimaliseren van de IFRS-processen kiest het internationale bedrijf voor de Lease Accounting-oplossing van CCH Tagetik.
Een logische keuze, omdat HES International al gebruik maakt van de consolidatieomgeving van CCH Tagetik. De consolidatieomgeving en de IFRS 16-omgeving werken weliswaar elk met een andere database, maar er is vanuit dezelfde locatie toegang tot de tool. Hierdoor blijft het aantal verschillende tools voor reporting beperkt. Bovendien had HES International goede ervaringen met eerdere implementaties van CCH Tagetik.
De oude werkwijze vroeg om veel handmatig werk bij de terminals. Daarnaast was het gebruik van meerdere grote Excel-files voor de complexe IFRS 16-processen foutgevoelig.
“De nieuwe oplossing heeft ons al veel tijd bespaard en de betrouwbaarheid van onze rapportage vergroot.”
Andrew Maarschalkerweerd, HES International
De implementatie van de Lease Accounting-oplossing van CCH Tagetik aanpak werpt zijn vruchten af. De eerste voordelen zijn al meteen zichtbaar, zoals tijdsbesparing en verminderde foutgevoeligheid. Andrew: “We hebben onze ambitie gehaald. Het jaar is afgesloten met de IFRS 16-tool en deze was ook de basis voor de controle van onze accountant. Voorheen was de Excel-file lastig te controleren. Dit heeft ons nu al heel veel tijd bespaard en de betrouwbaarheid van onze rapportage verhoogd.”
De nieuwe werkwijze voorkomt veel handmatig werk. Ook kunnen de terminals nu eenvoudig dezelfde uniforme IFRS 16-rapportages raadplegen, wat het risico op meerdere Excel-versies wegneemt.
HES International is dan ook enthousiast over de resultaten van de nieuwe tool. Andrew: “Terugkijkend is het besluit om over te stappen van Excel naar een IFRS 16-module het juiste besluit geweest. Aan het begin hebben we getwijfeld of de overstap naar een systeem wellicht zorgt voor een te grote ‘black box’. Doordat de juiste rapportages worden meegeleverd, is elk contract echter goed duidelijk en tot aan de kleinste betalingen inzichtelijk. Ook gebruiken we de tool als contractregister waar we alle nieuwe contracten direct kunnen raadplegen als bijlage.”
Gestart in oktober 2020, was de ambitie om alles gereed te hebben voor de jaarafsluiting in december 2020. Zo’n ambitieuze deadline vraagt om een duidelijke aanpak met heldere afspraken, duidelijke rolverdeling en open samenwerking. Deze aanpak blijkt één van de succesfactoren van het project te zijn.
Het projectteam spreekt af om agile te werken, met duidelijke deadlines en zowel vaste wekelijkse als ad hoc project status meetings. Dit helpt om de voortgang van het project te waarborgen en te realiseren. De voordelen van deze aanpak waren:
Ook denkt het projectteam al aan het begin van het traject na over keuzes om de voortgang te bespoedigen. Denk bijvoorbeeld aan het alvast inlezen van de Excel-data in de Tagetik template, het meest tijdsintensieve deel van het project. Op deze manier kon het team snel beginnen met het testen van de inrichting en werking van de module, wat nodig is om de juistheid en volledigheid te waarborgen.
“De open communicatie en ondersteuning tijdens, maar ook na het project, zijn van essentieel belang geweest voor een goed geregisseerde implementatie.”
Andrew Maarschalkerweerd
Eén van de andere succesfactoren van het project is de intensieve samenwerking tussen de teams van HES International, CCH Tagetik, Swap Support and Finext. Andrew: “De open communicatie en support gedurende, maar ook ná het project, is erg belangrijk geweest voor een juiste implementatie. Wij hadden reeds goede ervaringen met Swap Support bij eerdere CCH Tagetik implementatie- en aanpassingstrajecten. Dit gaf ons het vertrouwen om verder te gaan met de CCH Tagetik IFRS 16-module.”
De gekozen aanpak en nauwe samenwerking tussen alle betrokken partijen levert veel op. Andrew: “Het contact was prettig, wat ervoor zorgde dat vragen aan beide kanten snel werden afgehandeld. Hierdoor hield het project voldoende tempo. Ook de nazorg was goed geregeld. Tot het laatste moment waren de teams van Swap Support en CCH Tagetik betrokken en was de snelheid van respons hoog.”
Als je wilt leren hoe je de financiële rapportage van leases kunt versnellen met de softwareoplossing van CCH Tagetik Lease Accounting, kijk dan hier.