Finanzas e IT unen sus fuerzas en Wavin

Wavin ha utilizado SAP BPC durante años, pero no estaban contentos con el rendimiento, por lo que se tomó la decisión, no sólo de externalizar la segunda línea de ayuda, sino también el hosting y el soporte técnico de los sistemas de gestión y consolidación. Gracias a que el líder europeo en sistemas de tuberías de plástico externalizó estas actividades relacionadas con SAP BPC en una sola empresa, la estabilidad y el rendimiento mejoraron.

 

De izq a dcha: René Meier, Joep van den Aker, Wim Wind, Kasper van Dongen (Swap Support) and Rob den Butter.

 

SAP BPC hosting y soporte en Wavin

El soporte técnico y el hosting se añadieron al servicio de segunda línea de asistencia técnica que ya estaba en manos de Swap Support. “Cuando SAP BPC 7.0 iba a ser reemplazado, se consideró una actualización a SAP BPC 7.5 con la vista puesta en mejorar el rendimiento. Sin embargo, tras realizar varias pruebas con nuestra anterior empresa de implementación y soporte, no obtuvimos la suficiente confianza para continuar con ellos”, dice Joep van den Aker, ICT Manager en Wavin. “Debido a la necesidad de actualizarnos, el proyecto de migración se realizó con Swap Support.”

“La fiabilidad del sistema es algo crucial para nosotros. Queremos garantizar un funcionamiento del sistema continuo y fiable”, dice Rob den Butter, Consolidation & Reporting Manager en Wavin.

Wavin decidió externalizar todo el soporte relacionado con SAP BPC, incluyendo el hosting, a Swap Support. “Primero llevamos a cabo una prueba de concepto para demostrar que el rendimiento realmente mejoraría”, dice Kasper van Dongen, Project leader de Swap Support. “SAP BPC es un sistema complejo, que necesita una configuración determinada de los servidores y una empresa con experiencia en ese campo”, dice Wim Wind, Technical Manager en Wavin.

Una visita a Endemol, empresa que ya había externalizado su hosting y soporte de software de consolidación con Swap Support, influyó en su decisión de optar por Swap: "La situación de Endemol es muy parecida a la nuestra, en cuanto al tamaño y escala, su entorno podría ser incluso un poco más complicado y su aplicación más costosa. El sistema funcionó muy bien en Endemol" dice Rob. "Podríamos estar seguros de que los informes se abrirían de forma correcta y más rápida", dice René Meier, Especialista senior de consolidación y reporting en Wavin.

Servidor de escritorio remoto vs cliente

En un servidor de escritorio remoto, también conocido por sus siglas en inglés como RDS (Remote Desktop Server), se trabaja directamente en el servidor. “Con RDS accedes con tu ordenador al servidor, en el que puedes trabajar directamente. De esta forma, no hay que transferir datos en línea, lo que evita retrasos. Por otro lado, una versión para el cliente le permite trabajar en su ordenador portátil, transfiriendo datos desde su ordenador al servidor y viceversa.” explica Kasper.  “Si, por ejemplo, la red en Turquía o Rusia no es óptima, se produce un retraso al enviar y recibir datos”.

“En casos en los que hay grandes distancias y la conexión de los países no es de buena calidad, trabajar con RDS es una gran ventaja” dice Joep. “Con este sistema somos menos dependientes de la infraestructura IT local. Esta autosuficiencia conlleva mejor calidad en cuanto al rendimiento y la estabilidad del entorno de trabajo”

“Antes usábamos el otro método y eso causaba mucha presión en la red, especialmente durante los cierres de mes, durante los cuales nos enfrentábamos a problemas de rendimiento. Queríamos que SAP BPC fuese una aplicación que usara todo el grupo, para que todas las regiones también se pudiesen beneficiar” dice René. “Como el rendimiento de la aplicación no era el adecuado, no se pudo trabajar de aquella manera. Ahora, gracias a la nueva implementación, el sistema cumple con nuestras expectativas”

Para cada país, se sopesaron los pros y contras de trabajar a través de un servidor remoto o a través de la estructura del cliente. “Utilizar la estructura del cliente es más barato, ya que con el RDS se necesitan licencias de Office para cada usuario en el servidor” explica Kasper “Es una decisión que se ha meditado, por lo que usamos RDS sólo donde es necesario. Por ejemplo, Turquía usa RDS, mientras que en Escandinavia (donde la conexión es de buena calidad) trabajan de forma estándar”.

Un punto de atención

Durante la migración a la nueva versión de SAP BPC, un compañero de Finext (una empresa hermana de Swap Support) implementó una gran cantidad de cambios al mismo tiempo “La migración al nuevo entorno y la actualización a SAP BPC 7.5 fueron continuos” dice Wim “Los túneles IP tomaron la mayor parte del tiempo y esfuerzo. Debes unir a dos partes externas, las puertas deben estar abiertas y ambas partes están utilizando un hardware diferente.  Hemos aprendido que en este tipo de procesos se han de tener muy buenas especificaciones a la hora de juntar a varias empresas externas. Esta es una de las razones por la que estamos contentos de tener un único punto de atención. Realmente simplifica las cosas para el usuario. Ahora tenemos un servicio de ayuda al que preguntar directamente.”

“Ahora tenemos un entorno estable, con un soporte técnico que puede ayudarnos y resolver nuestros problemas rápidamente” dice René. “Para los usuarios, la velocidad ha aumentado. Además, ahora todo se puede hacer desde el portátil y los antiguos ordenadores han desaparecido de nuestras mesas. Hasta ahora, había gente con 2 ordenadores en su puesto” añade Rob.

Interés mutuo en finanzas e IT

En muchas ocasiones, las finanzas e IT tienen distintas perspectivas. Wavin lo tiene en cuenta. “En base a nuestra experiencia, se trabaja mucho mejor cuando IT y la rama financiera unen fuerzas en un proyecto común. Tenemos dos Project Managers en el proyecto, y si trabajan bien juntos, se pueden combinar las dos perspectivas de una manera efectiva”, dice Joep. “Al final, tenemos un interés común, todos queremos que los usuarios sean capaces de cerrar el mes y consolidar los datos de una manera eficiente.” “La organización de nuestros recursos, financieros e IT, ha sido clave para el éxito del proyecto” dice Rob.

Es importante mantener los recursos destinados al proyecto el tiempo suficiente para que éste se consolide. “Wavin ha sido recientemente adquirida por Mexichem, esto quiere decir que tenemos que ajustar nuestros informes para ajustarnos a su estructura y plazos. Este proceso se ha realizado cómodamente.” “Los ajustes en los reportes, tanto en estructura como en formato, fueron implementados en SAP BPC en un periodo de tiempo corto” “Nuestra nueva empresa matriz mexicana está muy interesada en SAP BPC y en las funcionalidades que ofrece” dice Rob.

Flexibilidad

Las cuatro personas que fueron integradas en el proyecto por parte de Wavin estaban convencidas y apoyaban el rol de Swap Support en el proceso. “Es una organización profesional, orientada hacia los resultados. Los plazos que nos dieron y la flexibilidad que aportaron fueron muy bien recibidas.” dice Rob. “Teníamos un plan de duración del proyecto de 6 meses, al segundo mes ya íbamos un mes adelantados con respecto al plan, que desafortunadamente tuvimos que dejar, debido a problemas con la red de túneles. La flexibilidad que Swap Support mostró ha hecho realmente posible que pudiésemos realizar el proyecto a tiempo y ajustándonos al presupuesto.” “También ha sido posible gracias al grupo de empresas con el que trabajamos, como es el caso de Referit” dice Kasper.

“Hay una gran diferencia entre trabajar con una empresa pequeña (como Swap Support) o con una grande” dice Rob. “Una gran empresa trabaja de forma estándar, con un sistema de comunicación concreto. Una empresa como Swap Support puede ser mucho más flexible. Esto es una ventaja importante. Siempre sabes con quién estás hablando. Siempre que llamo a Kasper con un problema, me da una solución inmediata. No tienes que contar la misma historia seis veces. Swap tiene un gran compromiso para resolver problemas.” “En el soporte técnico trabajan personas que pueden ayudarte de manera directa y eficaz debido a su gran experiencia” añade René. “Por algo más de dinero sabemos que tenemos un sistema mucho mejor” concluye Rob.