“A finales del 2006 nos enfrentamos a limitaciones en nuestro sistema de consolidación, concretamente en las áreas de análisis y reporting,” recuerda John Eijgendaal, CFO de Aalberts Industries. Aalberts Industries, fundada en 1975 y en bolsa desde 1987, es una corporación a la vanguardia en tecnología especializada en productos industriales, sistemas y procesos.
Esta situación les llevó a la implementación de SAP BPC, por aquel entonces bajo el nombre de Outlooksoft. Su habilidad para procesar adquisiciones y mantener la aplicación centralizada fueron aspectos de gran consideración. “Adquirimos algunas compañías el año pasado; en los últimos 20 años hemos absorbido 80 empresas,” afirma John Eijgendaal. “En este momento tenemos 150 oficinas en todo el mundo, hace 23 años sólo 5. Con el sistema antiguo podíamos incluir las adquisiciones, pero con limitaciones. Por ejemplo, parte de un estado de flujo de efectivo tenía que ser hecho manualmente.”
Consolidación periódica
“En la segunda fase de la implementación, incorporamos un cálculo automático para el valor actual del balance de una nueva adquisición: la ‘consolidación periódica’,” explica Alwin Berkhout, consultor de Finext involucrado en el proyecto desde el inicio. “A parte de crear procesos automáticos para los valores del balance, corregir los movimientos y preservar el historial de adquisiciones, había que transformar todo a moneda local con ‘tipos fijos’.”
La consolidación periódica permite a Aalberts Industries generar estados de flujo de efectivo automáticos. “La forma en que hemos establecido la contribución a los grupos de consolidación, nos permite organizarlos mes a mes y hace que funcione la consolidación periódica,” afirma Ad de Greef, Controlador del Grupo, Aalbert Industries. “Es más, todas las partidas se procesan automáticamente al 100%, incluyendo los estados de flujo de efectivo.”
“Las concesiones están hechas para la diferencia de tipos, resultando en el flujo de efectivo real, lo cual es una inmensa mejora para el sistema. Anteriormente, las diferencias de tipos de cambio eran parte de todo tipo de modificaciones, pero ahora las concesiones están hechas para las diferencias de tipos en cambios en el estado de flujo de forma individual y presentado todo ello como un solo balance,” añade John Eijgendaal. “Esto también mejora nuestro registro contable. Ahora somos capaces de presentar las diferencias de tipos de cambio durante los pasados años, tanto en capital como en estados de flujo de efectivo. Es algo muy importante a tener en cuenta considerando nuestra exposición en Estados Unidos y Reino Unido.”
Adquisiciones y actualizaciones de moneda
La automatización de procesos de adquisición y actualización de divisas es una gran mejora en el sistema. “Durante las adquisiciones, necesitábamos mandar información a diferentes aplicaciones, incluyendo datos de más de 30 unidades de reporte,” recuerda Ad de Greef. “Hacíamos esto en numerosas ocasiones cada año y las actualizaciones de divisas las solíamos hacer manualmente,” añade John Eijgendaal. “Ahora todo el mundo utiliza los mismos tipos de cambio.”
"Mediante la consolidación periódica conseguimos reducir el tiempo en los procesos, los análisis son más rápidos y las acciones más veloces."
“Además de todo esto, podemos ejecutar análisis hipotéticos en los cuales la conversión de divisas se ha llevado a cabo. Esto concentra la atención en el crecimiento autónomo sin mostrar las diferencias en tipos de cambio,” explica John Eijgendaal. “Es un logro técnico, pero como usuario no aprecias la complejidad, sólo ves el flujo de efectivo como resultado.”
“La consolidación periódica consigue procesos más cortos, además de análisis y acciones más rápidas,” dice John Eijgendaal. “Es más, la calidad de los datos ha mejorado mucho.” “Utilizar numerosas validaciones garantiza la buena calidad de los datos en cuanto los números son introducidos en el sistema por todas las empresas del grupo” añade Alwin Berkhout.
Todavía hay otra ventaja para todas las compañías del grupo. “Hay un grupo de compañías que necesita consolidar muchas entidades locales, a menudo en varias divisas. Ahora lo pueden hacer todo a la vez como si fueran todas una sola entidad,” dice John Eijgendaal.
Intuitivo
Los usuarios finales siempre son entusiastas con las posibilidades del sistema de reporting y consolidación. “Al principio enseñamos a 60-70 compañeros dentro de la empresa. Estaban muy entusiasmados porque el sistema es muy fácil de utilizar, con una funcionalidad muy similar a Excel,” dice Ad de Greef. “Se necesita poco tiempo para que los nuevos usuarios se familiaricen con el sistema; después de una breve introducción, pueden empezar inmediatamente.”
“Utilizamos una combinación manual y automática para cargar datos en la aplicación. Es casi imposible que algo salga mal, porque todos los usuarios saben lo que tienen que introducir,” explica John Eijgendaal. “El feedback que recibimos de los usuarios es, aun siendo una herramienta grupal, muy útil. De hecho, nos ayuda a ahorrar mucho tiempo.”
Consultoría, hosting y soporte en las mismas manos
Aalberts Industries tiene externalizada toda la cadena de consultoría, hosting y soporte relacionado con la gestión del rendimiento, con la ayuda combinada de Finext y Swap Support. “La gran ventaja es que ahora podemos tener todo en un solo lugar, atendiendo a un solo punto,” dice Ad de Greef. “En el pasado, teníamos que contactar con diferentes consultoras en caso de que ocurriera algún problema, por ejemplo el soporte interno con SAP y la parte del hosting con Finext.”
“El hecho de que ahora tengamos un único punto de contacto, ha hecho que reduzcamos los tiempos en los procesos cuando surgen problemas” añade John Eijgendaal. “Los profesionales de Swap Support conocen nuestra compañía y la funcionalidad de la aplicación. Entienden nuestras preguntas, sin importar si están relacionadas con aspectos técnicos, funcionales o hosting. Por esta razón, entienden la importancia de las preguntas específicas y saben cuándo la presión es máxima para alcanzar una solución rápida.”
"El hecho de que ahora tengamos un único punto de contacto ha hecho que reduzcamos los tiempos en los procesos cuando surgen problemas."
“La sencillez del sistema, la estabilidad y su poder de consolidación ayudan a mantener a todo el mundo motivado,” dice Ad de Greef. Además, nombra otra ventaja de la externalización de la cadena de consultoría, hosting y soporte relacionado con la gestión del rendimiento. “Cuando confiamos en Swap Support, migramos a una nueva versión de SAP BPC al mismo tiempo. Manteniendo las actividades en las mismas manos nos aseguramos una migración perfecta.”
Organizarse primero, informatizarlo después
“Una correcta preparación es esencial. La organización viene antes que la informatización.” explica John Eijgendaal cuando se le pregunta por un consejo a dar a otra empresa que desee optimizar su consolidación. “Cuando estás en medio de cuatro adquisiciones, no debes intentar escoger un paquete que encaje con el proceso de consolidación y las adquisiciones. Se atienden en diferentes fases. En la primera, sólo se incluyen los elementos básicos; el procesamiento de las adquisiciones no se lleva a cabo hasta la fase dos.”
“Esto asegura una transición cómoda,” comenta Ad de Greef, “tanto para nosotros, como para los usuarios finales y para las subsidiarias que hemos adquirido,” concluye Eijgendaal. “Ahora estamos cosechando los beneficios.”
Webinar Support & Life Cycle Management SAP EPM
Comparte esto
Finanzas e IT unen sus fuerzas en Wavin
¿Por qué Boskalis subcontrata el hosting y el soporte de SAP BPC?
