5 redenen om de hosting van je EPM-applicatie uit te besteden

Denk jij wel eens na over het uitbesteden van de hosting van je EPM-applicatie? Terecht, het is een interessante afweging. En we zien steeds meer organisaties die er bewust voor kiezen om niet alleen het beheer, maar ook de hosting van hun EPM-applicatie uit te besteden. Waarom doen deze organisaties dit? En wat levert ze dat op? 5 redenen uit de praktijk om je hosting uit te besteden.

Voor het uitbesteden van de hosting van je EPM-applicaties zijn er verschillende opties. Zo kun je bijvoorbeeld kiezen uit:

• Dedicated hosting bij Swap Support
• Azure-platform van Microsoft
• Swap Support Azure-platform
• Amazon

Maar wat zijn de voordelen van uitbesteden? En waarom kiezen andere organisaties hiervoor? We delen de 5 belangrijkste redenen om de hosting van je EPM-applicatie uit te besteden:

"Eén van de redenen waarom we uitbesteden, is dat we bij problemen zo snel mogelijk ondersteuning willen hebben. Vooral tijdens onze maandafsluiting hebben we snel antwoorden nodig. Overdag, maar ook 's avonds." 

Khalid Bel Hadj, BrandLoyalty

1. Zekerheid over de continuïteit van je EPM-applicatie

Zorgeloos financiële deadlines halen. Dat is wat we van veel organisaties horen, als we vragen waarom zij de hosting uitbesteden. Op je EPM-applicatie wil je kunnen bouwen. Je wilt dat het op piekmomenten gewoon doet wat het moet doen. Niets zo vervelend als een systeem dat hapert op het moment dat de rapportages opgeleverd moeten worden. In de praktijk zien we dat voor het borgen van de continuïteit van EPM-applicaties behoorlijk wat specialistische kennis nodig is.

Door het uitbesteden van de hosting weet je als organisatie zeker dat je altijd kunt beschikken over de kennis en ervaring van specialisten. Neem bijvoorbeeld BrandLoyalty, een wereldwijd loyaliteitsplatform dat onderdeel uitmaakt van Alliance Data Systems. “Eén van de redenen waarom we uitbesteden, is dat we bij problemen zo snel mogelijk ondersteuning willen hebben,” vertelt Khalid Bel Hadj, Reporting Manager bij BrandLoyalty. “Omdat we op werkdag 4 rapporteren aan ons moederbedrijf, is het voor ons belangrijk dat het systeem naar behoren werkt. Vooral tijdens onze maandafsluiting hebben we snel antwoorden nodig. Overdag, maar ook ’s avonds.”

2. Gemak voor je financiële team

Als financial wil je je kunnen richten op je kerntaken. Daarbij wil je liever niet worden afgeleid door vragen over de financiële applicatie of zorgen over de continuïteit hiervan. Herkenbaar? Voor veel financiële teams is dit een heikel onderwerp, en daarmee een belangrijke reden om de hosting uit te besteden.

Zo ook voor Endemol Shine en BrandLoyalty. Door zowel de hosting als het beheer uit te besteden, hebben deze organisaties één aanspreekpunt voor alle zaken rondom SAP BPC. Door deze Single Point of Contact-benadering kunnen de financials met elke vraag over SAP BPC bellen, zonder eerst na te hoeven denken waar het issue zit. Wel zo makkelijk.

3. Kostenefficiënter dan zelf doen

Als alternatief voor het uitbesteden zou je binnen je eigen organisatie voldoende kennis en ervaring op kunnen bouwen. Veel organisaties vinden dit echter niet zo eenvoudig. Bovendien levert zelf mensen opleiden vaak geen kostenvoordelen op. Het kost namelijk om de specialistische kennis van EPM-applicaties, die nodig is om het systeem te doorgronden en issues op te lossen, op te doen. Daarnaast heb je aan één expert niet genoeg; tijdens vakanties en ziekte is er een vervangende specialist nodig.

Voor retailer Action is kostenefficiëntie een belangrijke reden om de hosting van Oracle HFM uit te besteden. “Twee van onze kernwaarden zijn eenvoud en kostenbewustzijn. Hosten bij Swap Support past bij deze kernwaarden, omdat we een goede werkrelatie hebben tegen een redelijke prijs,” vertelt Jakub Kawecki, Finance Controller bij Action. Ook het feit dat er geen eigen on-premise servers nodig zijn, sluit aan bij de asset-light-strategie van het bedrijf.

Uitbesteden levert je dan ook rendementsvoordelen op. Je hoeft geen dure experts continu op de payroll te hebben, maar kunt specialisten inschakelen op die momenten dat het nodig is. Bovendien kunnen zij proactief advies geven, waardoor veel issues voorkomen kunnen worden. Zo verbeter je het rendement van je EPM-applicatie.

4. Flexibel de groei van je organisatie ondersteunen

Heeft jouw organisatie de ambitie om te (blijven) groeien? Dan is flexibiliteit belangrijk. Voor veel organisaties is dit een belangrijke overweging. Door de hosting uit te besteden, zijn er verschillende mogelijkheden om af- of op te schalen als de situatie verandert. Hierdoor weet je zeker dat je kunt beschikken over voldoende capaciteit en kennis, nu en in de toekomst. Zonder dat je onnodig kosten maakt voor elementen die je nu nog niet gebruikt.

Bij het snelgroeiende Action werken we bijvoorbeeld samen op basis van een flexibele serviceovereenkomst, waardoor het supportniveau meebeweegt met de groei van het bedrijf.

"Door groeiende finance-wensen is ons systeem de afgelopen jaren steeds meer uitgebouwd tot een compleet platform. Een systeem dat wordt aangepast aan de wensen van de gebruikers, samen met Swap Support. Het is een hele reis geweest, zonder Swap hadden we dit niet kunnen bereiken."

Paul Schurgers, Boskalis

5. De beste keuzes maken

Hoe ziet de roadmap voor jouw applicatie eruit? Door samen te werken met de juiste EPM-consultants kun je weloverwogen strategische keuzes maken. Bovendien willen toonaangevende bedrijven vaak alleen met de beste specialisten werken.

Met veel organisaties werken we dan ook al jaren samen. In zo’n langdurig strategisch partnerschap kom je samen tot de beste antwoorden op vragen als ‘hoe kies ik de juiste vorm van hosting?’ en ‘waar wil ik over 3-5 jaar staan met mijn landschap?’.

Neem bijvoorbeeld Boskalis. Paul Schurgers, Manager Group Accounting & Reporting bij Boskalis, ziet Swap Support als een strategische partner. “We hebben een langdurige, kwalitatief goede relatie. Door groeiende finance-wensen is ons systeem de afgelopen jaren steeds meer uitgebouwd tot een compleet platform. Een systeem dat wordt aangepast aan de wensen van de gebruikers, samen met Swap Support. Het is een hele reis geweest, zonder Swap hadden we dit niet kunnen bereiken.”

Tekst: Judith Pennings