Zo voorkom je vertragingen in je close

Elke maand wil je je close zo snel en soepel mogelijk afronden. Je hebt daarvoor de juiste Performance Managementoplossing geïmplementeerd. En de processen slim ingeregeld. Toch loop je soms tegen vertragingen aan. Hoe voorkom je die? En hoe organiseer je dat slim? Bert Dotinga deelt 5 tips uit zijn jarenlange ervaring rondom het beheer van financiële systemen.

Tijdens je close wil je blind kunnen vertrouwen op je processen en systemen. Dit is hét piekmoment, waarin je geen issues of incidenten wil. Zaak dus om ervoor te zorgen dat je EPM-systeem dan in optimale conditie is.

In de praktijk zien we dat zowel proceskeuzes als technische factoren zorgen voor vertragingen in het close-proces. Hoe voorkom je dat deze factoren een rol gaan spelen?

Tips om vertragingen in je close te voorkomen:

Tip 1. Zorg voor slim releasematig werken

In de praktijk zijn changes aan je systeem één van de meest voorkomende oorzaken voor vertragingen tijdens je close. En gelukkig is dit een oorzaak die eenvoudig op te lossen is door goede afspraken te maken. Voer rondom releases planmatig werken in, met harde deadlines rondom het aanvragen en doorvoeren van changes. Spreek bijvoorbeeld af dat je op de 20e van elke maand changes doorvoert naar productie. Alle changes die voor de 10e ingediend zijn, gaan mee. Is iemand te laat? Dan gaat de change een maand later mee. Daarmee voorkom je dat je voor verrassingen komt te staan door ad hoc doorgevoerde changes.

Tip 2. Test changes en cloudreleases vooraf

Niet of onvolledig testen komt verrassend vaak voor bij EPM-oplossingen. Het gaat om een applicatie die niet dagelijks wordt gebruikt, en daardoor soms onder de radar van IT verdwijnt. Dit levert in de praktijk veel onnodige incidenten op.

Door het invoeren van releasemanagement (zie tip 1) creëer je ook meteen tijd om de voorgestelde changes goed te testen. Maak een testscript en een testverslag, zodat je ook in de toekomst de details kunt terugvinden. Goed testen doe je technisch en functioneel, wat om kennis van zowel het financiële proces als de applicatie vraagt. Denk hierbij ook aan regressietesten, waarbij je het hele proces naloopt. In de praktijk voeren wij voor veel organisatie na elke release een regressietest uit.

Naast changes die je zelf voorstelt, hebben ook nieuwe versies van MS Office of nieuwe (cloud)-softwarereleases impact op je systemen. In de praktijk zien we daar regelmatig onverwachte issues uit ontstaan. Neem bij het testen dus ook zeker deze releases mee. Zorgvuldig testen helpt je bovendien ook om de applicatie echt uit te nutten, door goed gebruik te maken van alle functionaliteiten.

Tip 3. Repeterende acties automatiseren

Bij het automatiseren van repeterende activiteiten is tijdswinst natuurlijk een groot voordeel. Maar minder handmatig werk betekent ook minder kans op fouten die je close kunnen beïnvloeden. We zien nog steeds organisaties die elke maand dezelfde journaalposten aanpassen. Dat kun je eenvoudig automatiseren; je kunt dit in de bron aanpassen, of gebruik maken van ‘recurring journal’.

Zo zijn er veel maandelijkse terugkerende activiteiten die je kunt automatiseren door het toevoegen van een script of het doorvoeren van een kleine aanpassing. Denk aan het handmatig uploaden van files of het elke 90 dagen opschonen van user logs. Ook kun je workflows inrichten rondom processtappen die je elke maand uitvoert, bijvoorbeeld rondom het importeren en doorrekenen van cijfers of rondom het actualiseren van je metadata. Als je hier één keer aandacht aangeeft, heb je er elke maand profijt van.

Tip 4. Proactief onderhoud voor een goede performance

Je auto breng je regelmatig naar de garage voor een onderhoudsbeurt, zodat je niet onderweg voor verrassingen komt te staan. Sommige garages bieden zelfs een vakantiecheck aan, zodat je zeker weet dat alles in orde is voordat je naar Zuid-Frankrijk vertrekt. Ook voor je applicatie is het slim om regelmatig een onderhoudsbeurt in te plannen. Dat kan bijvoorbeeld met de periodieke maintenance van Swap Support. Daarin lopen we elke maand de hele applicatie door, waardoor je bijvoorbeeld voorkomt dat je schijven of logs vollopen.

Wil je weten in welke staat je applicatie is? Dat kan met de performance scan van Swap Support. Daarin meten we de huidige staat en geven we je adviezen. Zo hou je de applicatie in goede conditie en de performance optimaal.

Tip 5. Check hoe je recoveryplan is ingericht

Zorg er vanuit finance voor dat je weet hoe het recoveryplan voor jouw financiële systemen is ingericht. Hoe zijn de back-ups ingericht, en is dit voldoende voor jouw doelen? Normaal richt IT dit in op de server, maar sommige financiële systemen vragen om een aanvullende back-up. Neem bijvoorbeeld de Oracle cloudoplossingen. Standaard wordt in Oracle maar 1 dag opgeslagen. Behoorlijk vervelend als tijdens de close blijkt dat er een paar dagen daarvoor een fout is gemaakt.

Reden voor Swap Support om Swap Automate te ontwikkelen, een aanvullende back-up oplossing die wél meerdere dagen opslaat. Zo grijp je nooit mis.

Regel incidentenbeheer goed in

Deze 5 tips helpen je om vertragingen in je close te voorkomen. Incidenten kun je helaas nooit helemaal uitbannen. Ook als je alles goed geregeld hebt, kun je soms toch nog onverwachte issues tegenkomen. Zorg er dan ook voor dat je het incidentenbeheer goed geregeld hebt. Wie kun je bellen? Hoe snel reageren ze? En is het dan snel opgelost? Of je dit nu intern regelt of extern uitbesteedt, zaak is om hier goede afspraken over te maken. Zodat jij ontspannen je volgende close tegemoet gaat.

Vertragingen in jouw close voorkomen?

Incidenten en vertragingen tot een minimum beperken vraagt om diepgaande kennis van zowel de financiële processen als de applicatie. Onze vakmensen hebben die kennis. Mail of bel met Judith Pennings om te sparren over de mogelijkheden binnen jouw organisatie, via telefoonnummer 070-300 30 35.

Text: Judith Pennings