Hoe Danone voordeel haalt uit schaalbare beheer niveaus

"SAP BPC vangt alle financiële gegevens op van 2 van onze 4 divisies wereldwijd, wat SAP BPC voor Danone tot een belangrijk hulpmiddel maakt. We hebben snelle oplossingen nodig in geval van technische problemen. Dit is voor ons van cruciaal belang om uitdagende interne deadlines te kunnen garanderen," zegt Marielle van Gent-Bos, Accounting & Reporting Manager bij Danone, over de reden waarom Danone de ondersteuning van SAP BPC uitbesteedt.

Een tweede reden is het dynamische karakter van de Danone organisatie. "Onze activiteiten evolueren snel, met als gevolg dat onze rapportagebehoeften vaak veranderen. Het is belangrijk een zakenpartner te hebben die met ons de best mogelijke oplossingen kan bespreken."

Flexibiliteit door schaalbare beheer niveaus

Het unieke beheer model van Swap Support biedt schaalbare beheer niveaus die kunnen worden aangepast aan de behoeften en de deskundigheid van Danone's eigen team. Marielle zegt: "Swap Support bleek heel flexibel te zijn in het opschalen van de ondersteuning aan ons op momenten dat we die nodig hadden, maar ook in het naar beneden grijpen van die ondersteuning toen het team stabieler en volwassener was."

De schaalbare beheer niveaus helpen de continuïteit van de systemen te verzekeren. "We hebben zeer strakke rapportagetermijnen. In het algemeen proberen we zoveel mogelijk technische problemen zelf op te lossen, maar de realiteit is dat we af en toe de kennis missen om een incident op te lossen. Dan is het goed de zekerheid te hebben dat de specialisten van Swap Support de ervaring en de kennis hebben om ons binnen een paar uur de oplossing te geven."

Kennisbehoud tijdens rotaties in het team

Danone's SAP BPC rapportageteam heeft in de loop der jaren regelmatig roulaties gekend. Het klantgerichte team van Swap Support hielp bij het behouden van kennis tijdens deze wisselingen. Marielle zegt: "Het ondersteuningsteam is in verschillende perioden van cruciaal belang geweest, bijvoorbeeld door ons oplossingen aan te reiken als er hiaten in de kennis waren. Ook speelde Swap Support een vitale rol bij het opleiden van nieuwe mensen."

Marielle vond het feit dat Swap Support al bekend was met Danone's SAP BPC systeem erg nuttig toen ze in haar functie begon. "Toen ik begon als manager van het team, gingen er eigenlijk tegelijkertijd andere teamleden weg. Dat voelt echt ongemakkelijk; als je geen ervaren personeel hebt, en je moet het werk nog zelf leren. Swap hielp mij en de nieuwe mensen die in het team kwamen snel een goed niveau van deskundigheid te krijgen. Uiteindelijk hebben we de rapportagetermijnen altijd gehaald."

Schaalbare ondersteuningsniveaus zijn ook nuttig voor grotere projecten
De expertise die nodig is om een Performance Management oplossing te ondersteunen is uitzonderlijk schaars. Marielle is het daarmee eens: "Het is een uitdagend profiel om te bemannen, en zelfs als je erin slaagt iemand te vinden met eerdere SAP BPC ervaring, duurt het toch nog even voor hij de complexiteit van al onze op maat gemaakte schema's begrijpt."

Daarom gebruikt Danone ook schaalbare ondersteuningsniveaus voor grotere projecten. "Als ik de mensen hiervoor zou moeten aanwerven, zou me dat maanden kosten. Het is geweldig dat ik de Swap specialisten meteen kan inzetten en dat ze het systeem al kennen," zegt Marielle.

Een bijkomend voordeel van schaalbaarheid is het brainstormen met een team van experts, wat snellere, betere oplossingen oplevert. "Ik zou nooit overwegen om al die experts in huis te hebben, want we hebben ze niet voltijds nodig. De kracht van zo'n groep is dat je met meerdere breinen werkt; niemand heeft alle antwoorden op alles, maar de gecombineerde ervaring kan elk probleem oplossen."

Succesvol samenwerken aan uitdagende projecten

Voorbeelden van zulke projecten zijn het ontwikkelen van een voortschrijdende prognose voor 15 maanden, het aanpassen van de boekhoudkundige structuren, het bouwen van een aangepaste interface na de overname van Nutricia Nederland door Danone Frankrijk, en het integreren van systemen na het samengaan van 2 divisies. "Al die projecten werden op tijd en binnen het budget gerealiseerd; het team van Swap Support levert altijd," zegt Marielle.

Maar het project waar Marielle het meest trots op is, is het opnieuw instellen en op elkaar afstemmen van de financiële kernschema's van de groep in SAP BPC, met als doel efficiënter en meer gestandaardiseerd te werken. "Dit 8 maanden durende project moest onder zware omstandigheden worden opgeleverd. Niet alleen moest het in een kort tijdsbestek opgeleverd worden, maar het project was ook een uitdaging omdat iedereen van thuis uit werkte, want het was midden in de vergrendeling van Corona."

4 FTE van Danone sloegen de handen ineen met 4 FTE van Swap om dit project op tijd af te leveren. Swap richtte zich vooral op het bouwgedeelte, en de ploeg van Danone richtte zich op het opleveren van het ontwerp, het testen en het opleiden van de gebruikers vóór de go-live. Marielle zegt: "De go-live was een succes. Niet alleen hebben we het project op tijd opgeleverd, maar we slaagden er ook in om zijdelings de prestatieproblemen op te lossen die we al een tijdje hadden."

Minder stress en meer controle

Gevraagd naar advies voor andere grote bedrijven die overwegen hun team uit te breiden met ondersteuningsspecialisten, zegt Marielle: "De belangrijkste vraag die je je moet stellen als je applicatie-ondersteuning overweegt is "waar kan deze partner voor mij waarde scheppen?". Voor mij is het antwoord op deze vraag: minder stress, meer controle, extra flexibiliteit. Swap Support kan mijn eigen team volledig vervangen als dat nodig is. Dat is behoorlijk verbazingwekkend voor een extern bedrijf."

Marielle beveelt de ondersteunende diensten van Swap Support aan andere bedrijven aan. "Absoluut. De hoge mate van flexibiliteit van Swap Support betekent dat de ondersteuning zo op maat kan worden ingesteld als je nodig hebt. Bovendien ontlast het financiële managers en biedt hen oplossingen, waardoor ze meer tijd hebben om zich te concentreren op het oplossen van financiële onderwerpen in plaats van tijd te besteden aan problemen die geen waarde toevoegen."